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Datenschutz-Managementsystem

DS-GVO erfüllen und die Datensicherheit im Unternehmen stärken

Neben der Erfüllung rechtlicher Anforderungen bezüglich der DS-GVO sichern Sie sich mit einem Datenschutz-Managementsystem auch Wettbewerbsvorteile, denn ein gut dokumentierter Datenschutz macht Ihr Unternehmen sicherer und attraktiver für Ihre Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter.

Wir, die Firma Renovatio, sind langjährige Experten im Bereich Managementsysteme, Datenschutz und IT-Sicherheit und unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zu Ihrem persönlichen Datenschutz-Managementsystem.

Renovatio GmbH TÜV Rheinland Zertifiziert

Die drei wichtigsten Fragen zum Thema Datenschutz-Managementsystem

1. Was ist ein Datenschutz-Managementsystem?

Ein Datenschutz-Managementsystem ist die Gesamtheit aller Maßnahmen, welche die Einhaltung des Datenschutzes und insbesondere der Vorgaben der DS-GVO über das gesamte Unternehmen hinweg sicherstellen sollen.

2. Was sind die Ziele eines Datenschutz-Managementsystems?

Das Ziel eines Datenschutz-Managementsystems (DSMS) ist die Identifikation datenschutzrechtlicher Probleme und Risiken innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation sowie deren Behebung.

Ein DSMS ist ein fortlaufender Prozess und umfasst periodisch die folgenden Maßnahmen:

  • Optimierung von Abläufen und Dokumenten
  • Aufstellung strukturierter Prozesse
  • Regelmäßige Überprüfung und Bewertung

3. Ist ein Datenschutz-Managementsystem Pflicht?

Ein Datenschutz-Managementsystem (DSMS) wird oft in Verbindung gebracht mit der seit 2018 in Kraft getretenen DS-GVO. Einerseits schreibt die Datenschutz-Grundverordnung den Einsatz eines DSMS nicht explizit vor, andererseits geht es auch nicht ohne.

Betrachtet man die Vorschriften der DS-GVO, vor allem Artikel 5 (Grundsätze in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten), Artikel 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), Artikel 32 ( Sicherheit der Verarbeitung) und Artikel 35 (Datenschutz-Folgenabschätzung), dann wird deutlich, dass ein Datenschutz-Managementsystem essentiell ist, um alle Vorgaben zu erfüllen.

Des Weiteren liegt es in der alleinigen Verantwortung des Unternehmens die Vorgaben der DS-GVO proaktiv umzusetzen.

Die Vorteile eines Datenschutz-Managementsystems mit der Renovatio GmbH

Praxiserprobte & praxisnahe Vorgehensweise
Identifikation der konkreten Datenschutzanforderungen und des aktuellen Erfüllungsgrades
Vertragsprüfung der Auftragsverarbeitung
Dokumentation aktueller Abweichungen zu Datenschutzgesetzen
Identifikation von Optimierungspotenzial zur Erfüllung der gesetzlichen Datenschutzanforderungen

Sie brauchen professionelle Unterstützung?

Zeitnah, transparent und verlässlich

Wir, die Firma Renovatio, sind in Sachen Datenschutz immer auf dem neuesten Stand und können Ihnen helfen, ein wirksames und vor allem individuelles Datenschutz-Managementsystem in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Wir behalten dabei gesetzliche Vorgaben, aber auch individuelle Wünsche Ihres Unternehmens im Blick, so dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und gleichzeitig Wettbewerbsvorteile erzielen können.

 

Ihr Weg zum Datenschutz-Managementsystem - unser Service

Beratung & Unterstützung

Wir bieten Ihnen qualifizierte Beratung und Unterstützung bei der Implementierung Ihres persönlichen Datenschutz-Managementsystems

Prüfung der Voraussetzungen

Wir prüfen, ob die Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen für ein Datenschutz-Managementsystem gegeben sind.

Aufbau, Anpassung & Überwachung

Wir stehen Ihnen beim Aufbau bzw. der Anpassung sowie bei der Überwachung Ihres Datenschutz-Managementsystems zur Seite.

Vorarbeit, Dokumente & Dokumentation

Wir unterstützen Sie, falls noch Vorarbeiten zu erledigen sind: Die notwendigen Dokumente werden zusammengetragen oder aktualisiert, das Personal wird geschult und eingewiesen, interne Strukturen und Abläufe werden erstellt oder optimiert.

Behördenmanagement

Wir übernehmen den Kontakt mit den zuständigen Behörden. Die Kommunikation mit den wichtigsten Stellen läuft über uns als zentraler Kommunikationspartner in Ihrem Auftrag.

Überwachungsaudits und Rezertifizierung

Nach der erfolgreichen Implementierung Ihres Datenschutz-Managementsystems bleiben wir mit Ihnen in Kontakt für anstehende Überwachungsaudits. Wir stellen sicher, dass alle Vorgaben termingerecht eingehalten werden und Ihr Datenschutz-Managementsystem immer auf dem neuesten Stand ist.

Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz-Managementsystem

Als im Mai 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) von der Europäischen Union verpflichtend für alle Mitgliedsstaaten in Kraft getreten ist, waren verschiedene Unternehmen verunsichert und mit den Richtlinien überfordert.

Zwar sollten mittlerweile alle Unternehmen die DS-GVO umgesetzt haben, jedoch sind die Anforderungen weiterhin umfangreich und nicht immer leicht zu erfüllen.

Mit Blick in die Zukunft, in der das Thema Datenschutz immer relevanter wird, macht es aus unternehmerischer Sicht daher Sinn, sich nicht nur mit der Thematik auseinanderzusetzen, sondern effizient und taktisch damit umzugehen.

Synergien nutzen

Ein Datenschutz-Managementsystem nutzt die etablierten Mechanismen bereits bestehender Managementsysteme und lässt sich daher auch hervorragend mit anderen Managementsystemen kombinieren.

Sollten Sie also bereits ein oder mehrere Managementsysteme in Ihrem Unternehmen implementiert haben, lässt sich ein Datenschutz-Managementsystem unkompliziert in die bereits bestehenden Systeme einfügen.

Lernen Sie unser Portfolio für Managementsysteme kennen

Datenschutz ist für Unternehmen vom Gesetzgeber rechtlich vorgegeben, aber warum ist dafür ein Managementsystem nötig?

Ähnlich zu anderen Managementbereichen, ist es auch im Datenschutz die Aufgabe der Geschäftsführung, die Einhaltung der Datenschutzanforderungen sicherzustellen, d.h. zu organisieren und zu ermöglichen.

Mit Hilfe eins Data Protection Management Systems (DSMS) wird im gesamten Unternehmen der Datenschutz, insbesondere die Einhaltung der DS-GVO sichergestellt und dokumentiert. Ein DSM erfüllt die Rechenschafts- und Nachweispflichten nach DS-GVO.

Ein Unternehmen sollte vorrangig ein Verfahren einführen, das die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze kontinuierlich überprüft und im Verzeichnis festhalten kann (Verantwortung und Verpflichtung zur Bereitstellung von Nachweisen).

Die Gewährleistung einer ausreichenden Datensicherheit ist das Ziel des DSMS. Es sollen Verstöße vermieden werden, und bei Störfällen die Wiederherstellung der Daten sichergestellt sein.

Mit einem Managementsystem profitiert Ihr Unternehmen von strukturierten und optimierten Datenschutzprozessen und vor allem von der kontinuierlichen Verbesserung, die den Hauptfokus eines jeden Managementsystems darstellt. Gerade im sich stetig wandelnden Bereich Datenschutz hilft ein Managementsystem, schnell und dynamisch zu reagieren und Unternehmensprozesse optimal anzupassen.

Das Datenschutz-Managementsystem folgt dabei wie die meisten anderen modernen Managementsysteme einem Zyklus der Planung, Durchführung, Überprüfung und Verbesserung (Plan-Do-Check-Act), welcher immer wieder wiederholt wird, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.

Das bedeutet also, begonnen wird zunächst mit der Planung, in dem der Soll- und Istzustand des Datenschutzes miteinander verglichen werden. Auch wenn man beim Thema Datenschutz wahrscheinlich meist an die IT-Abteilung denkt, sollte man sich bewusst machen, dass es in einem Unternehmen kaum Bereiche gibt, in denen Datenschutz keine Bedeutung hat. So finden sich beispielsweise personenbezogene Daten in fast jeder E-Mail, jeder Rechnung, jedem Diensthandy, jeder Terminvereinbarung, jedem Lieferschein usw. Sind in diesen Bereichen alle gesetzlich geforderten und von der Unternehmensleitung gewünschten Ziele festgelegt, können Methoden zur Erreichung dieser Ziele erarbeitet und implementiert werden. Hier sollte man sämtliche rechtlichen Änderungen und Vorgaben im Blick haben, um ggf. Änderungen vornehmen zu können.

Im nächsten Schritt (Durchführung) werden zielführende Anweisungen und Leitlinien erstellt, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können. Wichtige Bereiche, die hier geregelt werden müssen, umfassen u.a. Aufbewahrungskonzepte von Daten, Erfüllung von Informations- und Betroffenenrecht, Konzepte zur eventuellen privaten Nutzung von Dienstgeräten etc. Diese Prozesse und Konzepte sollten in der Regel schriftlich fixiert und standardisiert werden.

Nach der Durchführung erfolgt der Kontrollschritt. Hier wird geprüft, ob die erarbeiteten Maßnahmen eingehalten werden und wirklich messbar zur Erreichung des Ziels dienen. In diesem Schritt geht es darum, Regelungen eventuell noch einmal anzupassen und weitere Bereiche zu identifizieren, in denen es einen Handlungsbedarf gibt oder in denen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Die Verbesserung folgt als vierter und letzter Schritt, nach welchem es dann wieder von vorne losgeht. Hier werden bestehende Maßnahmen und Regelungen überdacht und im besten Fall festgestellt, wie diese auf ihre Wirksamkeit hin optimiert werden können. Ebenfalls können hier alternative Regelungen oder Anpassungen aufgrund veränderter Rahmenbedingungen implementiert werden.

Datenschutz-Management mit Renovatio

Wir, die Firma Renovatio, sind in Sachen Datenschutz immer auf dem neuesten Stand und können Ihnen helfen, ein wirksames und vor allem individuelles Datenschutz-Managementsystem in Ihrem Unternehmen aufzubauen.

Melden Sie sich einfach bei uns. Wir helfen Ihnen gerne mit einer unverbindlichen und kostenlosen Beratung weiter.

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    Ihre Angaben werden vertraulich behandelt. Wir sichern Ihnen zu, dass wir Ihre persönlichen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage nutzen. Für weitere Informationen steht Ihnen unsere Datenschutzerklärung zur Verfügung.

    Geschäftsführer Heinz Nikolaus

    FÖRDERMITTELBERATUNG

    Für alle von uns angebotenen Qualitätsmanagementsysteme besteht die Möglichkeit einer Fördermittelberatung.

    Wir als Ihr Dienstleister übernehmen dabei alle Formalitäten zur Beschaffung dieser staatlichen, nicht rückzahlbaren Zuschüsse. Dazu gehören unter anderem:

    • Durchführung eines Beratungsgesprächs
    • Ermittlung des maximalen Förderbetrags
    • Antragstellung
    • Durchführung aller Formalitäten zum Fördermittelabruf

    Renovatio übernimmt in Ihrem Auftrag automatisch die direkte Kommunikation mit allen wichtigen Prüfstellen und Behörden.

    Alle Informationen zum Thema Fördermittel finden Sie auf der Webseite: https://leitstelle.org/

    BAFA Fördermittel - Jetzt beraten lassen

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