Was ist ein Datenschutzaudit?
Bei einem Datenschutzaudit wird geprüft, ob ein Unternehmen alle Anforderungen der DS-GVO erfüllt. Das Datenschutzaudit ist freiwillig und muss beauftragt werden.
Das Ziel eines Datenschutzaudits ist es, ein gültiges Zertifikat zu erhalten. Das Zertifikat ist ein Nachweis für Mitarbeiter, Kunden und Partner, dass Datenschutz und IT-Sicherheit konform der DS-GVO eingehalten werden.
Wozu benötige ich ein Datenschutzaudit
Bußgelder und Strafen vermeiden
Nach Inkrafttreten der DS-GVO im Jahr 2018 sind alle Unternehmen verpflichtet, sich an die Richtlinien der neuen Datenschutz-Grundverordnung zu halten. Sollte ein Unternehmen seinen Datenschutzpflichten nicht nachkommen, drohen Bußgelder.
Beispiel: Ein Unternehmen verstößt gegen seine gesetzliche Informationspflicht, wenn keine oder eine veraltete Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt wird.
Beispiel: Bußgelder drohen auch, wenn keine internen Mitarbeiterschulungen zum Thema DS-GVO durchgeführt werden.
Ein Datenschutzaudit untersucht alle Schwachstellen und Risiken in der Handhabung personenbezogener Daten eines Unternehmens und sorgt dafür, dass Verstöße und die daraus resultierenden Bußgelder vermieden werden.
Kunden überzeugen
Eine Datenschutzzertifizierung wird in der Wirtschaft immer öfter als Standard vorausgesetzt, da die neue DS-GVO grundsätzlich alle Unternehmen anspricht, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.
Dazu zählen Verträge, Ausschreibungen, Bonitätsprüfungen, Werbekampagnen und vieles mehr.
Der richtige Umgang einer Firma mit dem Thema Datenschutz ist für viele Kunden ein wichtiges Kriterium geworden, das in die Kaufentscheidung einfließt.
Datenschutzaudit Ablauf
Während eines Audits wird das Unternehmen auf sechs Bereiche untersucht:
Allgemeiner Datenschutz, Datenverarbeitung in Abteilungen, Umgebungssicherheit, Auftragsverarbeitung, Software-Check und Online-Check.
Neu ist, dass eine reine Beobachtung und Feststellung datenschutztechnischer Aspekte nicht mehr ausreichen, um DS-GVO-konforme Audits durchzuführen.
Um alle Unternehmensprozesse langfristig und zukunftssicher abzudecken, braucht es ein Datenschutz-Managementsystem.
Dieses System lehnt sich an die ISO 9001 Zertifizierung an und hat die Standardisierung von Datenschutzaudits zum Ziel.
1. Prüfung des allgemeinen Datenschutzes
Sind im Unternehmen Regelungen vorhanden und werden diese umgesetzt? Bei der Prüfung des allgemeinen Datenschutzes wird festgestellt, ob ein Unternehmen die von der DS-GVO gestellten Pflichten befolgt.
2. Abteilungen
Prüfung der unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens und der damit zusammenhängenden Datenverarbeitung.
Darunter fallen die Abteilungen IT, Personal, Marketing, Vertrieb und Service. Je nach Unternehmensart können zusätzliche oder andere Abteilungen geprüft werden.
3. Umgebungssicherheit
Hier wird geprüft, wie gut ein Gebäude und die IT-Infrastruktur vor physischen Einflussfaktoren geschützt ist. Hat das Unternehmen Zutrittsbeschränkungen oder Kontrollen?
4. Auftrags-Datenverarbeitung
Bewertung externer Dienstleistungsverträge um mögliche Sicherheitslücken zu erkennen und zu schließen. Wie gehen Partnerunternehmen mit meinen Daten und mit den Daten meiner Kunden um?
5. Software-Check
Welche Software erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten? Ist die Software DS-GVO-konform? Was passiert mit meinen Daten und den Daten meiner Kunden?
6. Online-Check
Nutzt Ihre Webseite Cookies oder Dienste von Drittanbietern wie z.B. Google Analytics? Bietet Ihre Seite Opt-out-Optionen? Sind die Einstellungen Ihrer Opt-out-Optionen nach der aktuellen DS-GVO voreingestellt?
7. Was kommt nach dem Audit?
Nach einem durchgeführten Datenschutzaudit wird ein Bericht erstellt. Dieser spiegelt die datenschutztechnische IST-Situation eines Unternehmens wider.
In diesem Bericht werden alle Risiken, Schwachstellen und fehlende oder fehlerhafte Prozesse aufgezeigt. Zusätzlich wird eine Maßnahmenliste erstellt, um vorhandene Defizite aufzuarbeiten.
Datenschutzaudit mit Renovatio
Als externer Datenschutzauditor garantieren wir einen erfolgreichen Ablauf von A-Z. Mit der Zertifizierung von Unternehmen haben wir mehr als 15 Jahre Erfahrung und möchten dieses Know-how an Sie weitergeben. Ihre Vorteile mit der Renovatio GmbH:
Sie sind daran interessiert zu erfahren, ob Ihr Unternehmen datenschutzkonform gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist?
Hier hilft ein Datenschutzaudit in Ihrem Unternehmen. Es wird geprüft, ob der Datenschutz und die IT-Sicherheit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erfolgreich umgesetzt worden ist.
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